Armazenamento no Microsoft 365: O Guia Completo para Gerenciar o Armazenamento em Nuvem da Sua Empresa

O armazenamento do Microsoft 365 parece simples até você atingir um limite e não conseguir descobrir para onde foi. Os planos empresariais incluem armazenamento substancial, mas ele está distribuído em vários grupos — OneDrive, SharePoint, caixas de correio do Exchange e Teams — com limites e abordagens de gerenciamento diferentes para cada um.

Como o Armazenamento do M365 é Alocado

Armazenamento do OneDrive por usuário

Os planos M365 Business Basic, Standard e Premium incluem 1 TB de armazenamento do OneDrive por usuário. Usuários que se aproximam do limite recebem avisos, e os arquivos param de sincronizar quando o limite é atingido. Os administradores podem monitorar o uso no centro de administração do Microsoft 365 em Relatórios > Uso.

Pool de armazenamento do tenant do SharePoint

O armazenamento do SharePoint da sua organização é um recurso compartilhado. A alocação padrão é 1 TB mais 10 GB por usuário licenciado. Uma organização de 50 pessoas começa com 1,5 TB de armazenamento do SharePoint. Cada site do SharePoint e canal do Microsoft Teams consome esse pool. Repositórios de arquivos grandes, gravações de reuniões do Teams e arquivos de mídia o esgotam rapidamente.

Armazenamento de caixas de correio do Exchange

O Business Basic inclui 50 GB por caixa de correio. Usuários do Business Standard e Premium recebem 100 GB. Usuários que enviam e recebem anexos grandes podem encher as caixas de correio rapidamente. O Arquivamento Online do Exchange fornece armazenamento de arquivo ilimitado para usuários cujas caixas de correio principais se aproximam do limite — recomendado para escritórios jurídicos, de saúde e financeiros.

Problemas Comuns de Armazenamento e Soluções

• Gravações de reuniões do Teams enchendo o SharePoint: habilite políticas de expiração automática para gravações no Centro de Administração do Teams
• Anexos de e-mail grandes aumentando as caixas de correio: habilite Dicas de Email para avisar usuários sobre o tamanho dos anexos; use links do SharePoint em vez disso
• Lacunas de sincronização do OneDrive: usuários que não percebem que arquivos locais não estão sendo copiados no OneDrive — implemente o Known Folder Move via Política de Grupo
• Cota do SharePoint excedida: compre complementos de armazenamento adicionais ou migre arquivos grandes para o Azure Blob Storage

Melhores Práticas de Governança de Armazenamento

Estabeleça políticas de retenção para itens excluídos em vez de depender dos usuários para gerenciar seu próprio armazenamento. Implemente políticas de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft 365 para mover ou excluir automaticamente conteúdo que ultrapassa seus requisitos de retenção. Relatórios regulares de armazenamento ajudam a antecipar problemas de capacidade antes que se tornem incidentes.